BAGIAN
BAGIAN SURAT
1) Kepala Surat.
Setiap surat resmi baik
niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala
surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang
mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk
surat niaga.
Penulisan kepala surat
memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat
resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang
bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:
a) Dalam kepala surat harus tercantum: nama
lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga
itu berada.
b) Dapat dicantumkan juga logo atau lambang
lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
c) Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak
mengganggu keindahan surat.
d) Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih
besar dari nama organisasi yang membuat surat.
2)
Tanggal Surat
Ada dua cara penulisan
tanggal surat, yaitu:
O Jika penulisan
tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah
menuliskan nama kota.
O Jika penulisan
tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat
dituliskan.
3) Nomor Surat
Penulisan nomor surat
ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor
bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan
pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan kata lampiran
ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang
disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan
lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah
bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika
agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris
agar tidak mengganggu format.
6) Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:
a) Penulisan
kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.
b) Yang diberikan
kata Yth. adalah orangnya bukan
lembaganya.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka
ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam
pembuka:
a. Dengan hormat,
b. Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
· Alinea pembuka
Jika kita menulis
surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi
didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea
pembuka antara lain:
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa
.............
b. Kami beritahukan bahwa
...............................
c. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal
...... Nomor .......
· Isi surat
Isi surat merupakan
inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.
· Alinea penutup
Alenia penutup
digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.
Contoh: a.
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas
bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
9) Salam Penutup
Salam penutup tidak
begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti: a. Hormat kami,
b. Wa’alaikum salam.
10) Nama Jabatan
Nama jabatan perlu
dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap
surat tersebut.
Contoh: a) Direktur,
b)
Kepala
11) Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda
tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika
dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu
juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan adalah surat
yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada
hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai
akibat dikeluarkannya surat tersebut.
Contoh
Surat Resmi
#Contoh Dari
Instansi/sekolah ke individu
SMA Negeri 1 Bogor
Jalan Ir. H. Juanda No. 17 Bogor
No. Telp. (0251) 8321798
_________________________________________________________________________
Bogor, 27 Agustus 2014
No
: 27/SMAN 1 Bogor/08/2014
Lampiran
: -
Perihal
: Undangan
Yth.
Orang
tua/Wali Murid Kelas XII
SMA
Negeri 1 Bogor
Dengan
hormat,
Dalam
rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Bogor Khususnya kelas
XII. Maka pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami
tercinta, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun
IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal
: Sabtu, 30 Agustus 2014
Pukul
: 08.45 s.d. 12.45
Tempat
: Kebun Raya, Bogor
Acara
: Penelitian Tumbuh-tumbuhan Langka
Demikian
surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya
kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Bogor
Ttd,
Amalia Fauhanisa, S.Pd
Sumber :
http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html
http://www.anneahira.com/surat-20903.htm
https://arifsubarkah.wordpress.com/2010/04/15/syarat-surat-yang-baik/
http://www.slideshare.net/SunartiNarti1/bahasa-dalam-surat-menyurat
distiii.blogspot.com/2014/04/bagian-bagian-surat.html
http://rohmatullahh.blogspot.com/2013/08/contoh-surat-resmi-yang-baik-benar.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar