Sejarah Surat
Sejak
kapan surat menyurat dikenal masyarakat? Surat sudah dikenal sejak
ribuan tahun yang lalu pada peradaban Mesir. Bahkan sistem pengiriman pos sudah
muncul di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Sistem pos kemudian berkembang juga
hingga ke kawasan Persia dengan menggunakan kuda sebagai media transportasi
pengantar surat. Di Persia ada tradisi untuk mengganti kuda yang digunakan
sebagai alat transportasi pada titik tertentu agar mendapatkan kecepatan
maksimum dan surat bisa segera sampai ke tujuan. Sistem ini dikenal dengan sebutan
angariae. Surat dan sistem pos juga telah dikenal di dataran China sejak
era Dinasti Chou pada 1122-1121 SM.
Surat yang
dikirim melalui utusan khusus biasanya berisi dokumen pemerintah. Pesan dikirim
dengan sistem saling bergantian antara beberapa orang yang menyampaikan pesan
dalam radius tertentu. Sementara di India, pesan dikirim oleh pembawa pesan dan
juga merpati pos. Layanan pos tercanggih pada masa lampau dimiliki oleh
Kerajaan Romawi pada 14 Masehi. Jangkauan system pos Kerajaan Romawi menjangkau
seluruh dataran Mediterania. Namun pada abad ke 9 sistem ini tidak lagi
digunakan di Eropa karena jumlah surat yang dikirimkan tidak seimbang dengan
waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat.
Pada masa
itu surat yang dikirimkan umumnya bersifat resmi untuk urusan kenegaraan,
sementara surat-surat pribadi belum diizinkan menggunakan sistem pos yang ada.
Izin pengiriman surat pribadi pertama kali dikeluarkan pada1627 di Perancis.
Pasca keluarnya izin, maka pada 1680 dibukalah pelayanan pos privat dengan
metode prabayar. Seiring perkembangan teknologi, jasa pengiriman surat mulai
berkembang. Hingga akhirnya dikenal adanya surat udara dan surat elektronik.
Pada 1870 sejarah mencatat metode pengiriman surat udara yang pertama, yaitu
sebanyak lima ratus pond surat disebar dari atas balon udara di Perancis.
Sementara itu Ray Tomlinson adalah penemu surat elektronik yang pertama pada
1970.
Pengertian Surat
Ada banyak
pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada inti yang
sama; surat adalah sarana telekomunikasi.
Surat
merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan
informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan,
undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada
pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga
yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam
surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan
menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
Ditinjau
dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya,
menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
Ditinjau
dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
Ditinjau
dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
Memang
banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri mengenai
pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis yang
ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima surat.
Fungsi Surat
Sebagaimana kita pahami penjelasan
di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil salah satu fungsi dari
surat itu sendiri sebagai alat komunikasi. Tapi bukan itu saja fungsi surat,
ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut:
- Surat sebagai sarana komunikasi.
- Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran ataupun gagasan.
- Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
- Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
- Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
- Surat sebagai historis.
Syarat surat yang baik
Tiga hal
penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik
adalah sebagai berikut :
1. Surat
harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
- penyusunan letak bagian-bagian surat,
- pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
- pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini
penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan
pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa
yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan
menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam
menyusun surat yang baik ialah :
- memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
- memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
- mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
- hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
BAHASA
SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa
efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan
secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi
atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun
dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika
kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan
disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika
mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
Sumber :
http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html
http://www.anneahira.com/surat-20903.htm
https://arifsubarkah.wordpress.com/2010/04/15/syarat-surat-yang-baik/
http://www.slideshare.net/SunartiNarti1/bahasa-dalam-surat-menyurat
distiii.blogspot.com/2014/04/bagian-bagian-surat.html
http://rohmatullahh.blogspot.com/2013/08/contoh-surat-resmi-yang-baik-benar.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar